Året nærmer seg slutten, og det er på tide å få oversikt over ferie som gjenstår. Men hva gjør du dersom ansatte fortsatt har feriedager til gode?

For små og mellomstore bedrifter kan ferieavvikling være krevende når bemanning, frister og kundeleveranser skal gå opp. Likevel er reglene tydelige: Arbeidsgiver har ansvar for at lovbestemt ferie blir avviklet, og arbeidstaker har som hovedregel både rett og plikt til å ta ferie.

Hvor mye ferie har ansatte krav på?

Ferieloven gir arbeidstakere rett til minst 25 virkedager ferie per år, tilsvarende fire uker og én dag. Lørdager regnes som virkedager. Mange har i tillegg en femte ferieuke gjennom arbeidsavtale eller tariffavtale. Arbeidstakere som fyller 60 år i ferieåret, har rett til seks ekstra virkedager.

Arbeidsgiver skal drøfte ferietidspunktet med arbeidstakeren i god tid. Dersom dere ikke blir enige, fastsetter arbeidsgiver ferien innenfor lovens rammer. Arbeidstakeren kan som hovedregel kreve varsel senest to måneder før ferien starter, samt tre uker sammenhengende ferie i perioden 1. juni til 30. september.

Hva skjer med ferie som ikke er brukt?

Hovedregelen er at ferie skal avvikles i løpet av kalenderåret. Arbeidsgiver og arbeidstaker kan skriftlig avtale å overføre inntil 12 virkedager lovbestemt ferie til neste år. De kan også avtale forskuddsferie på inntil 12 virkedager.

Lovbestemt ferie som ikke er avviklet ved årsskiftet, skal som hovedregel overføres til neste ferieår. Dette gjelder også ved sykdom og foreldrepermisjon. Dersom arbeidsgiver er ansvarlig for at ferien ikke ble avviklet, kan arbeidstakeren i tillegg ha krav på erstatning.

Lovbestemt ferie kan ikke slettes eller erstattes med penger mens arbeidsforholdet består. Ved årsslutt bør du derfor undersøke hvorfor ansatte har ferie til gode, og sørge for at eventuell overføring håndteres riktig.

Sykdom, foreldrepermisjon og oppsigelse

Det gjelder særregler i enkelte situasjoner:

•    Sykdom: Ved full arbeidsuførhet før eller under ferien kan arbeidstakeren på bestemte vilkår kreve utsatt eller erstattende ferie. Legeerklæring og frister i ferieloven må følges.
•    Foreldrepermisjon: Arbeidstakeren har rett, men ikke plikt, til å ta ferie under permisjonen. Arbeidsgiver kan ikke ensidig legge ferie til permisjonstid der det ytes foreldrepenger.
•    Oppsigelse: Når arbeidsgiver sier opp en ansatt, kan ferie som hovedregel ikke legges til oppsigelsestiden uten samtykke, med mindre oppsigelsesfristen er tre måneder eller lengre.

Slik får du kontroll på restferien

Tre vanlige misforståelser er at ansatte selv må be om ferie, at ubrukte feriedager kan betales ut, og at restferien forsvinner ved årsskiftet. Alle tre er feil som hovedregel.

For å sikre en ryddig avslutning på ferieåret bør du:

•    Oppdatere oversikten over avviklet ferie og restferie.
•    Planlegge ferie i god tid, med hensyn til både drift og ansattes ønsker.
•    Følge opp restferien gjennom året, ikke bare i desember.
•    Dokumentere avtaler om overføring og forskuddsferie skriftlig.

Gode rutiner gir bedre bemanningsplanlegging og bidrar til at virksomheten følger ferieloven.

Trenger du bistand?

Saga KL hjelper virksomheter med blant annet regnskapsføring, lønn og økonomisk rådgivning.
👉 Finn ditt lokale Saga KL-kontor her

Illustrasjoner i artikkelen er utarbeidet ved hjelp av kunstig intelligens og redigert av Saga KL.