Slik får du mest mulig ut av regnskapsføreren din

Har du noen gang opplevd at du først ser hvordan bedriften går når regnskapet for forrige måned er ferdig? Da er du ikke alene.

For mange bedrifter blir regnskapsføreren først og fremst sett på som den som bokfører bilag, leverer mva-meldinger, kjører lønn og passer på frister. Det er viktige oppgaver, men det er bare en del av verdien et godt regnskapsbyrå kan skape.

I Saga KL møter vi mange ulike kunder. Noen har full kontroll, gode rutiner og et bevisst forhold til økonomien. Andre trenger mye oppfølging for at regnskapet i det hele tatt skal bli komplett. Forskjellen mellom disse kundene handler ikke bare om hvor ryddig regnskapet blir. Den handler også om hva tiden sammen med regnskapsføreren faktisk brukes til.

Artikkelen er skrevet av: Cedric Gormond, daglig leder og statsautorisert regnskapsfører hos CMG Regnskap.

Tre nivåer i samarbeidet

En enkel måte å forstå kundeforholdet på, er å dele det inn i tre nivåer: rød, gul og grønn. Modellen sier noe om hvor mye tid som går med til opprydding, kontroll og purring – og hvor mye tid som faktisk kan brukes til rådgivning, utvikling og bedre beslutninger.

Rød sone: Når hverdagen blir preget av brannslukking

I rød sone går mye av tiden med til å etterlyse bilag, rette feil, avklare spørsmål og få oversikt over det som skulle vært levert fortløpende. Dette kan skyldes mange ting – for eksempel perioder med høy aktivitet, sykdom, vekst eller manglende rutiner. Konsekvensen er ofte at dokumentasjon kommer sent, systemene ikke brukes optimalt eller viktige opplysninger mangler.

Resultatet er at regnskapsføreren i stor grad må bruke tiden på å få regnskapet ajour og sikre at rapporteringen blir korrekt. Da blir det mindre tid til analyser, forbedringer og rådgivning. Det kan fungere i en periode, men gir sjelden den verdien som både kunden og regnskapsføreren ønsker å oppnå.

Gul sone: Når oppdraget går sin gang

I gul sone er det meste på stell. Bilag kommer inn, frister holdes, mva-meldinger leveres og lønn går som den skal. Oppdraget fungerer, og både kunde og regnskapsfører vet stort sett hva som skal gjøres.

Utfordringen er at samarbeidet ofte stopper der. Regnskapet blir korrekt, men det blir ikke nødvendigvis brukt aktivt. Kunden får rapporter, men kanskje ikke nok innsikt. Regnskapsføreren har oversikt, men blir ikke alltid involvert tidlig nok i beslutninger. Gul sone er trygt og ryddig, men potensialet er større.

Grønn sone: Når kundeverdien virkelig skapes

I grønn sone fungerer det løpende regnskapsoppdraget i stor grad av seg selv. Kunden har gode rutiner, dokumentasjonen kommer inn fortløpende, systemene brukes riktig, og avklaringer tas før de blir problemer. Da frigjøres tid og kapasitet til det som ofte gir størst verdi: rådgivning.

Her kan regnskapsføreren være mer proaktiv. Vi kan se på lønnsomhet, likviditet, budsjetter, skatteposisjon, systembruk, internkontroll, finansiering og effektivisering. Vi kan stille de gode spørsmålene: Hvor tjener dere faktisk penger? Hvilke kostnader bør følges tettere? Er rutinene effektive nok? Kan man spare tid på administrasjon? Er selskapet rigget riktig for vekst?

Hva kan du som kunde gjøre?

Den beste kundeverdien oppstår når både kunde og regnskapsfører tar ansvar for samarbeidet. Som kunde kan du bidra mye ved å gjøre noen enkle, men viktige grep.

• Lever bilag og dokumentasjon fortløpende, ikke rett før fristen.
• Bruk systemene slik de er ment å brukes, og spør heller en gang for mye enn en gang for lite.
• Skille tydelig mellom privatøkonomi og bedriftsøkonomi.
• Gi beskjed tidlig om endringer i drift, ansatte, eiere, investeringer eller større avtaler.
• Sett av tid til faste møter der dere ikke bare ser bakover, men også fremover.
• Vær åpen om planer, utfordringer og mål – da kan regnskapsføreren gi bedre råd.
• Vær villig til å se på hvor mye tid som faktisk går med til administrasjon hver uke.

Våre kundeløfter

Ansvaret ligger ikke bare hos kunden. Skal samarbeidet løftes fra gul til grønn sone, må vi som regnskapsfører også ta en tydeligere rolle. Et av våre kundeløfter bør være at vi ikke bare skal produsere regnskap, men bidra til at regnskapet blir brukt aktivt.

Det betyr at vi må være proaktive, nysgjerrige og tett nok på virksomheten til å fange opp muligheter og risiko før kunden selv må etterspørre det. Vi bør ta initiativ til dialog, stille spørsmål som skaper refleksjon og bruke tallene til å peke på forbedringer – ikke bare rapportere hva som allerede har skjedd.

I praksis kan det handle om å foreslå bedre rutiner, se etter muligheter for automatisering, følge med på likviditet og lønnsomhet, varsle om avvik, forberede relevante tema til kundemøter og forklare økonomien på en måte som gjør det enklere å ta gode beslutninger.

For å få til dette må vi også våge å bevege oss bort fra en ren produksjonstankegang. Effektiv bokføring og korrekt rapportering er grunnmuren, men det er ikke sluttproduktet. Sluttproduktet bør være trygghet, innsikt og bedre styring for kunden.

La regnskapet bli et verktøy for bedre styring

Et godt regnskap handler ikke bare om å tilfredsstille myndighetenes krav. Det bør også være et styringsverktøy for deg som driver virksomheten. Når tallene er oppdaterte og riktige, kan de brukes til å ta bedre beslutninger. Du kan se utvikling tidligere, oppdage risiko før den blir alvorlig og vurdere tiltak mens du fortsatt har handlingsrom.

Det er her en god regnskapsfører virkelig kommer til sin rett. Ikke bare som kontrollør av historiske tall, men som en sparringspartner som kjenner virksomheten, forstår bransjen og kan bidra til bedre økonomisk styring.

Målet er grønn sone

Alle kundeforhold kan ha perioder med rød eller gul sone. Det kan skyldes vekst, sykdom, systembytte, nye ansatte eller endringer i virksomheten. Poenget er ikke at alt alltid skal være perfekt. Poenget er at vi sammen bør jobbe mot grønn sone.

Når kunden har gode rutiner og regnskapsføreren får rom til å være proaktiv, blir samarbeidet mer verdifullt for begge parter. Da handler regnskapet ikke bare om frister, bilag og rapportering. Det handler om innsikt, forbedring og smartere drift.

Og det beste av alt: det er sjelden dyrere å være i grønn sone, og der får man langt mer for pengene!